טיפים חיוניים למעבר משרד חלק ומהיר

מעבר משרד יכול להיות מאתגר מאוד אך בעזרת אנשי המקצוע הנכונים יכול גם לעבור בקלות ובצורה בטוחה. בלא קשר לגודל החברה שלכם ייתכן ותצטרכו לעבור משרד. זה יכול לקרות כאשר תרצו להעביר את המשרד לכתובת חדשה בשל תנאי שכירות טובים יותר וזה עשוי לקרות בשל שינוי מבני בחברה, לדוגמה במידה והחברה מצטמצמת או מתרחבת וזקוקה לפחות או יותר עמדות עבודה בהתאמה. על מנת לעבור את המשרד בצורה חלקה ומהירה תצטרכו להזמין שירותי הובלת משרדים של חברת הובלות מקצועית אבל זה כמובן לא מסתיים שם. הינה כמה טיפים שיעזרו לכם לעבור את המשרד בהצלחה.

#1 – הזמינו את חברת ההובלות מוקדם ככל האפשר:

בשלב הראשון נמליץ על הזמנת חברת ההובלות כמה שיותר זמן מראש. לא מדובר על הובלות מהיום להיום בדרך כלל, בוודאי כאשר מדובר בהובלה של משרד שלם עם ריהוט, קרטונים מלאי ציוד ועוד. בדקו שחברת ההובלות זמינה ביום ההובלה הנדרש לכם, שריינו את התאריך בהסכם חתום ודאגו להזכיר לחברה כמה ימים לפני ההגעה לוודא שהיא תגיעה אליכם בזמן.

#2 – דאגו לארוז את הציוד מספיק זמן מראש:

אריזת הציוד מספיק זמן מראש תאפשר לכם לדאוג לצרכי ההובלה בראש שקט יותר. ככל שהמשרד גדול יותר כך סביר להניח שאריזת הציוד תיארך זמן רב יותר וגם העבודה תהיה מורכבת ומרובה יותר. כדאי יהיה לבדוק מול חברת ההובלות לגבי צוות אריזה ושירותי אריזה שיגיעו יום-יומיים לפני המעבר לצורך האריזה של המשרד. במקרה של הובלת רהיטים גדולים תצטרכו אולי גם לפרק חלק מהריהוט ולהרכיב אותו בחזרה במשרד החדש.

#3 – הודיעו לבעלי העניין על המעבר והכינו את כל מי שצריך:

בעלי העניין אלו העובדים שלכם, הלקוחות, בעלי המשרד ואולי גם הספקים הרלוונטיים הקבועים שלכם. דאגו ליידע את כולם בדבר המעבר לכתובת החדשה כדי למנוע אי נעימויות או עיכובים בהמשך. 

#4 – אבטחו מסמכים ומכשירים רגישים:

בכל משרד יש מסמכים רגישים ו/או ציוד אלקטרוני רגיל, החל ממחשבים עם מידע רגיש, דרך קלסרים עם מידע אודות לקוחות, חשבוניות, פרטי אשראי ועוד. חשוב יהיה לשמור על אלה בצורה בטוחה במהלך המעבר. זה אומר לעבוד עם חברת הובלות מקצועית ואמינה אך גם לאבטח את הציוד בצורה הטובה ביותר בתוך קרטונים אטומים היטב. אולי אפילו לבקש שאחד העובדים מטעמכם יתלווה לצוות ההובלה המוביל את הציוד הנ"ל ביום ההובלה.

#5 – דאגו שהכול יתפקד לפי ציר הזמן שקבעתם:

דאגו ליצור ציר זמן ברור של יום המעבר, ימי האריזה, הפירוק וההרכבה של הציוד והריהוט. אלו ימים שבהם יהיה קשה לבצע את פעילות החברה באופן מלא ולכן תצטרכו להכין את עצמכם ואת העובדים שלכם בהתאם ולוודא שהכול דופק כמו שעון. במקרה של הובלת ציוד כבד ייתכן ויהיה צריך מנוף למשל או יותר מובילים ולכן כדאי לעדכן זאת מראש עם חברת ההובלות כדי שלא יהיו עיכובים לא צפויים.

טיפים חיוניים למעבר משרד חלק ומהיר
אהבתם את המאמר ? שתפו עם חברים!
Facebook
WhatsApp
Twitter

עוד רגע והובלה שלך מגיעה!

השאירו פרטים ונציג יחזור אליכם בהקדם!
שמרו על קשר
תוכן העניינים
פוסטים נוספים בנושא